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使用sharepoint2010分组日历制作会议室预订系统

作者:marbury  发布日期:2014-05-10 08:16:16
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  • 近期由于会议较多,各部门之间使用会议室时间冲突频繁发生,使沟通成本明显增加。为了规范

    化管理会议室资源,提高会议效率,降低沟通成本,上线一套会议室管理系统势在必行。

    现有生产环境中,拥有微软的sharepoint系统,而sharepoint2010的分组日历功能支持用户预订会

    议室和视听设备等资源。所以最先考虑使用sharepoint的内在资源预订功能。其他开源软件系统诸如

    mrbs等暂不考虑,之后可以考虑部署mrbs和sharepoint两套系统对比一下。

     

    配置sharepoint资源预订的过程,大致上可以分为三步:

    1.启用日历的资源预订功能

    2.添加资源到资源列表中

    3.建立事件,即预约会议和资源

     

    一、为日历启用资源预订

     

     

     

     

    1.若要使日历能够支持资源预订,必须激活sharepoint站点的"组工作列表"功能,"组工作列表"功能提供

    具有额外功能的日历供小组和资源调度.

     

    启用"组工作列表"功能的步骤如下:

     

    用网站管理员权限的账号登陆sharepoint站点,【网站操作】->【网站设置】->【管理网站功能】,然

    后激活"组工作列表"功能,默认站点不激活此功能.详细如下:

     

    wKiom1Ns3zPRB0_dAAMTQcM9EqY841.jpg

    wKioL1Ns3xSxZDpCAAJquwGMybk351.jpg

    wKiom1Ns30LBm1z6AAMRUU6jMaE360.jpg

    点击"激活",成功激活后会有"活动"标识,如下所示:

    wKioL1Ns3yDAab65AAMM5l0Vdug912.jpg

     

    2.配置日历启用资源预订

     

    点击【网站操作】->【查看所有网站内容】,如图示

    wKiom1Ns31nT30xeAANu3FuT2qg801.jpg

     

    在"列表"部分,单击"日历":

     

    wKioL1Ns3zLBiBNxAAWE-6IywQg053.jpg

    进入日历配置界面,切换到"日历"选项卡:

    wKiom1Ns5EGCdp5uAAImnxnSOfI132.jpg

    这里我先修改下日历试图,此步为可选,非必须,可根据个人习惯修改,这里我修改为周试图

     

    点击【修改视图】:

    wKioL1Ns5oviAxG8AANHgEV-pzg630.jpg

    选择"周":

    wKioL1Ns5COT_cpCAACVMhx-ECQ878.jpg

    日历视图变成如下所示(非必须):

    点击"列表设置":

    wKioL1Ns5uSDUZ4DAARA2sETFJw440.jpg

    在常规设置部分,点击"标题、说明和导航"链接:

     

    wKiom1Ns5F_hht-1AAMCl1gevjw555.jpg

    按照如下配置为"是",然后"保存"。

    wKioL1Ns5DmQj2rTAAHi7BIWa2U476.jpg

     

    注意:

     

    如果列表部分,没有"日历"列表,则点击左上角的"新建"按钮,如图示:

     

    wKioL1Ns4ibgO71XAAJkhQDjLJ8199.jpg

    在"跟踪"一列选择"日历"来新建一个日历:

    wKioL1Ns4ivTTLf8AAJooD78UrU999.jpg

    然后在名称部分,为日历输入名称,

    是否使用此日历共享成员的日程?设置为"是"

    使用此日历进行资源预订?设置为"是"

    点击创建就完成日历的创建了,接着进行配置就可以了.

     

    wKioL1Ns40_QBQSWAAI6bV7E26Y750.jpg

     

     

     

    二、添加资源到资源列表

     

    为日历开启了资源预订后,就可以配置资源了,配置资源的过程很简单,如下所述:

     

    【网站操作】->【查看所有网站内容】,列表部分,点击【资源】,如下图示

    wKiom1Ns6R2wRVT9AAWhLYzkZcc498.jpg

    切换到"项目"选项卡,【新建项目】->【资源】

    wKiom1Ns6SLDILSeAAIHTR7_HgI345.jpg

    设置好资源名称和说明,保存,资源就创建好了。重复此步骤,创建多个资源。

     

    wKioL1Ns6QOxX-CXAAE8B8v7HJ8622.jpg

    如图示,我创建了三个资源.这样我们的会议室预订系统就可以投入使用了。

    wKioL1Ns6hPyDO8oAAEtrHEeCXg358.jpg

     

    三、建立会议预约

     

    这里以两个会议预订为例:

    会议标题分别为:预约会议01(日期:5月10日10:00-12:00)、预约会议02(日期:5月10日14:00-16:00);

    会议室都使用:1102主会议室;

    会议预订者都是itshi;

    shizhenning只受邀参加预约会议01,不参加预约会议02.

     

    itshi发起会议预约:

     

    登陆进入会议室预订系统,在对应的横纵坐标处或者随意空白处单击,打开预订界面:

    wKiom1Ns7tXR4_AUAAHeEANZUJA387.jpg

    预订界面如图示:

    输入会议相关信息,保存

    wKioL1Ns8SqQZePeAAJwZIeSDBM391.jpg

     

    可以看到,在创建预约会议02时,会发现1102主会议室在时间区间10:00-12:00之间为蓝色,

    意味着这个时间段资源位忙状态,不可以在预订,如下图示:

    wKiom1Ns8VejpomrAAKXE77xKA0872.jpg

     

    两个会议预订完毕后,itshi登陆预定系统后,会看到如下所示的与自己相关的会议为2个:

    wKioL1Ns8S2AsOTMAAHqDTt3BcA417.jpg

     

    而shizhenning登陆预订系统后,只能看到与自己相关的会议,为1个:

    wKiom1Ns853y6qKkAAIDsnSxMEw910.jpg

     

    可见:sharepoint提供的资源预订只能显示与自己相关的预订,其他用户预订的信息在自己的登陆界面

    是看不到的;同时资源的使用和预订情况,也只能在预订时查看时间区间才能看到资源使用情况.

     

    可能会有人觉得预订会议的信息怎么只显示会议主题和地点呢,不能显示预订人和预订时间呢?

    其实,这里是可以自定义的.也是在【修改视图】中自定义.如下图:

    wKiom1Ns9Z_QfnU_AANsd-miiRA441.jpg

    在"日历栏"中,针对不同视图进行修改.

    wKioL1Ns9XXS78deAAGWT3YI7Zs245.jpg

     

    比如:我将周视图改为会议创建者,如图示,点击"确定"保存

     

    wKiom1Ns9qfAOYxSAAHAEvumYEs128.jpg

    回到itshi用户的会议室预订界面,可以看到预订信息由之前的会议标题"会议预订01"和"会议预订02"

    都变为"itshi"了。

    wKiom1Ns9qeD2-XuAAJCvee9v6k275.jpg

     

    这样,一个简单的会议室预订系统就可以正式投入使用了.

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