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利用域实现Office Word中公式的自动编号

发布日期:2012-07-19 19:38:02

如果一篇Word文档里有很多公式,自己一个一个编号太麻烦了,网上搜了几种自动编号的方法,感觉有说不清楚的地方,就算可以实现自动编号功能,但格式看上去不整齐。于是自己摸索了一下,最后使用域比较完美地实现了公式自动编号和自动更新引用功能。这里总结一下。

在版本比较旧的Word里没有公式自动编号的功能,但是可以使用Word自带的“域”来实现自动编号。这个编号不一定只能用于公式,可以用在任何需要自动编号的地方。

在公式编号的应用中,最理想的格式莫过于公式能够居中对齐,而编号可以右对齐。目前能够用Word自带的段落格式实现同一行存在两种对齐方式的方法好像还没有,网上提到的一般是插入一个一行两列的表格,隐藏表格边框,在表格中填写公式和编号。还有一种方式就是使用制表位设定。我采用后者www.it165.net

首先将光标定位在需要插入公式的空行,显示标尺(文档编辑区的右上角有个小按钮就是用来切换标尺显示和隐藏的),双击标尺下部(Word 2007,如果是Word 2010直接双击标尺),弹出“制表位”对话框。如果已有存在的制表位,点击“清除所有”按钮清除已存在的制表位,然后在制表位位置输入框中输入“7.32厘米”,对齐方式选择“居中”,点击“设置”按钮;再在制表位位置输入框中输入“14.64厘米”,对齐方式选择“右对齐”,点击“设置”按钮。之所以设置“7.32厘米”和“14.64厘米”两个制表位的原因,是因为所使用的纸张大小是A4,也就是默认大小,A4纸的大小是29.7厘米×21厘米,默认页边距是3.18厘米,因此默认设置下,Word页面的可编辑宽度是21-3.18×2=14.64厘米。第一个制表位“7.32厘米”正好是可编辑区的中央,也就是说,将来输入的公式会以这个制表位为基准居中对齐;同样第二个制表位“14.64厘米”是公式编号的对齐基准,编号以该基准右对齐,也就是可编辑区域的右边界。

制表位设置好之后,将公式行的段落对齐方式设置为“两端对齐”或者“左对齐”。接下来就要开始输入公式了。

此时插入光标位于页面的左端,按下Tab键,插入一个制表符,可以看到光标跳到了页面的中央,也就是输入公式的地方了。其实制表位的作用就是用来控制制表符的宽度,如果没有设置制表位的话,制表符的宽度默认是0.74厘米的,这个也可以从“制表位”对话框中看到。使用Word自带的“公式编辑器”或者“MathType”输入公式,这时公式是居中对齐的。MathType的公式编辑功能虽然挺强大,不过貌似MathType的功能都可以用Word自带的公式编辑器完成。

公式输入完毕后再按一下Tab键,可以看到光标就跳到页面的右端了,就是第二个制表位的位置,然后就可以插入公式编号了,公式编号是右对齐的。先输入括号“()”,再将插入到设置到括号中,然后按“Ctrl+F9”插入域,可以看到括号中多了一对花括号“{}”,花括号中的内容就是域代码了。输入域代码“Seq 公式”,“Seq”就是表示这是一个用来自动编号的域。注意Seq后面要留一个空格,“Seq”大小写不限,“公式”是给这个域起的一个名称,可以随便写。完成后按“F9”更新域,可以看到此时花括号和其中的域代码变成了编号“1”(第1个公式)。如果要插入第2个公式或者更多公式,同样使用上面的方法。域代码同样输入“Seq 公式”,注意域的名称都要一样,都是“公式”,Word才会根据已存在的公式数量进行自动编号。

公式编号完成后,已经可以实现自动编号了。但是正文里面常常有“由式××可得”等应用公式的语句,如果只有公式可以自动编号而这些引用的地方不能的话前面的工作可就白费了,况且手动更改这些引用的地方比公式的编号还要困难。这个功能同样可以由域来实现。

首先将光标设置到需要插入引用公式编号的地方,如“由式”的后边,然后选择菜单“插入→交叉引用”,此时会弹出“交叉引用”对话框,在“引用类型”下拉列表中选择“公式”(如果公式编号的域名称不是“公式”,而是其他的,那么下拉列表中会出现那个自己取的名字,选择它),然后再在下面的“引入哪一个题注”里选择自己需要引用的公式,如果需要引用公式(1),那么选择“(1)”,右上角的引用内容下拉列表框选择“只有标签和编号”。如果这时候点击“插入”按钮的话,可以看到需要插入公式引用的地方把整个公式和它的编号都插进去了,但少了公式编号的右半边括号“)”。这是因为Word将公式编号同一行左边的内容包括公式一直到左括号“(”,都看成是“标签”插进去了,然后插了一个编号。为了只插入括号和编号,可以在公式编号的括号左边插入一个“样式分隔符”,这个“样式分隔符”貌似只能用快捷键“Ctrl+Alt+Enter”的方式输入。不过在使用快捷键“Ctrl+Alt+Enter”之前需要在括号前回车一下把编号弄到下一行,再在公式行的末尾按下快捷键“Ctrl+Alt+Enter”,这样公式和公式编号会合并到一行。插入样式分隔符之后,在引用公式的地方就不会把整个公式都插进去了,而是只有左括号和编号“(1”,这时可以自己输入右括号,也可以用“交叉引用”对话框里面“引用内容”下拉列表框里的“只有题注文字”,这个“题注文字”当然就是公式编号右边的那个右括号“)”了。如果只想插入编号而不带括号的话,可以把样式分隔符插在左括号“(”和公式编号的数字之间。插入样式分隔符不必每次都这样麻烦,可以插入第一个以后,后面需要的地方直接复制一个样式分隔符粘贴过去就可以了。相同的公式引用也可以复制粘贴,不比每次都使用“交叉引用”对话框。

但是存在一个问题,就是当文章中间插入一个新公式时,后面的公式编号不会自动更新,需要我们手动更新,方法是“Ctrl+A”全选,然后按“F9”更新所有的域,这样不仅后面的公式编号,包括公式引用的地方也都自动重新编号了。

Tag标签: Office   Word   公式自动编号  
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