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数据处理过滤加载宏:数据快速搜寻与输入

作者:楊煥謀  发布日期:2013-11-01 18:32:40

最近在进行九年级各班『十二年国教志愿选填试探与辅导系统』使用的教育训练,因为使用身份证字号当账号,很多学生并没有记住自己的身份证字号,到了计算机教室现场还要我帮他查,而『十二年国教志愿选填试探与辅导系统』在查询接口上只秀学生的密码,如果要查身份证字号只能从汇出的Excel档案去搜寻,档案的格式如下(内容是虚拟产生的数据,以免有泄漏学生个资的问题)

 


 
透过这个档案可以查到学生的身份证字号,但是在实务的操作上我们会遇到二个问题,首先查询的速度,在数据量少的时候速度不是问题,当数据是比较多的情况,搜寻速度会影响整个课程的进行,像本校将近900位学生,查询学生资料的确需要一些时间,在Excel中我们可以使用『寻找与选取』
 

 

或利用[数据]\[筛选]的方式

 


 

这两种方法在数据已经排序之下,和使用者直接使用滚动条卷动与目视搜寻时间并没有差很多,主要是前两种方式在输入与勾选花的时间和卷动滚动条所花的时间不会相差太大。

另外一个问题是个资保全的问题,如何在查询时只秀出学生的身份证字号,而不会连其它学生的数据也一并秀出。

这两个问题利用『数据处理过滤加载宏』\[数据输入统计]\[数据输入]中的功能恰好可以解决,因为学生可以透过班级与座号两栏数据作为索引查询,利用『数据处理过滤加载宏』\[数据输入统计]\[资料输入]可以利用两个字段作为搜寻的索引,再来其搜寻的窗体执行时可以在隐藏Excel工作表进行。以下说明如何操作

首先打开学生数据文件,点选[加载宏]功能区[数据输入统计]\[输入设定],如下图所示

 


 
叫出[数据输入设定]窗体,然后将学生的『账号』数据全部选取,在[数据输入设定]窗体中按下[数据输入区域]对应的[选取]按钮,如下图所示。
 

 

索引1(班级)与索引2(座号)字段恰巧是A栏与B栏,所以不需要变更,所以在设定[数据输入区域]后再按[数据输入设定]窗体中[确定]按钮,即可完成输入区域设定。

接下来在点选[加载宏]功能区[数据输入统计]\[数据输入]


 

叫出『数据输入查询』窗体,将窗体中[输入索引1查询]与[输入索引2查询]两选项勾选,因为我们只查询不输入所以把预设[进行输入]勾选取消,如下图所示。

 


 

接下来我们把Excel程序缩至工作列,而『数据输入查询』窗体仍然在窗口中间,只要在[索引1]与[索引2]分别输入学生的班级与座号即可查到学生的账号(身份证字号),如下图所示,我们在编辑Word的文件画面,却可以搜寻学生的账号,在实务操作上学生到老师计算机旁,只会看到老师查到他自己的身份证字号,这样就符合我们的需要。

 


 
 
Tag标签: 数据处理   加载宏  
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